Контакты
Консалтинговая группа «А. Р. Т. ФИНАНС»
Наличие документов
Знак Наличие документов означает, что компания загрузила свидетельство о государственной регистрации для подтверждения своего юридического статуса компании или физического лица-предпринимателя.
+380 показать номер
+380 показать номер
+380 показать номер
+380 показать номер
+380 показать номер
УкраинаКиевул. Грушевского, 4-А, офис 1201001
Карта

Когда выгодно отдать инвентаризацию на аутсорсинг

Когда выгодно отдать инвентаризацию на аутсорсинг
Зачастую инвентаризация проводится формально – чтобы выполнить требования законодательства. Результаты такой описи не отличаются точностью. Получить объективную картину содержимого складов, состояния запасов и основных средств и не отвлекать от работы штатных сотрудников помогут специализированные компании. Вот только за их услуги придется заплатить, к тому же контролировать качество выполняемых работ.
С необходимостью проведения инвентаризации сегодня сталкиваются все компании. В большинстве случаев к ней относятся формально, хотя в объективных данных о реальном состоянии активов в первую очередь заинтересован менеджмент. Вот пример из практики. Крупная компания ведет работу над повышением своей ликвидности, снижением затрат и вместе с тем регулярно заказывает поставку сырья в большем объеме, чем нужно. В итоге деньги оседают на складе. Причина в том, что в учетной системе искажены сведения о реальных складских остатках. Возможна и обратная ситуация – по данным учета запасы сырья или готовой продукции (товаров) есть, а в реальности их нет (украдены или пришли в негодность). Последствия – недополученная прибыль, простои на производстве.
Для ритейлеров, особенно продуктовых, регулярная инвентаризация – необходимость, продиктованная спецификой бизнеса. Надо как минимум контролировать сроки годности продукции, ее наличие, бороться с пересортицей. В таких ситуациях привлечь стороннего подрядчика для проведения инвентаризации может быть неплохим решением, правда, со своими недостатками.
За и против инвентаризации «чужими руками»
Сначала о том, что можно отнести к преимуществам инвентаризации с помощью специализированной компании. Во-первых, это снижает трудозатраты самого финансового директора на подготовку приказов, утверждение списков сотрудников, технологии пересчета и позволяет сконцентрировать внимание на решении стратегических задач.
Во-вторых, помогает снизить нагрузку на бухгалтерию. В большинстве российских компаний инвентаризация проводится вручную силами именно бухгалтеров. И учитывая, что инвентаризационная опись содержит огромное количество наименований, на выполнение всех работ тратится много времени. При этом компания не застрахована ни от умышленного искажения результатов, ни от ошибок, поскольку вести перепись вручную при больших объемах и разнообразии продукции (и имущества) сложно.
В-третьих, для проведения инвентаризации не обязательно закрывать склад или магазин, поскольку специалисты привлеченной компании могут работать в ночное время, не отрывая от выполнения своих обязанностей остальных сотрудников.
Наконец, в-четвертых, после проведения проверки инвентаризаторы самостоятельно обрабатывают полученные данные и автоматически переносят все собранные сведения в действующую учетную систему компании. От сотрудников бухгалтерии не требуется никакой «ручной работы».
Теперь о недостатках. Специализированные услуги по инвентаризации больше подходят оптовым и производственным компаниям, обладающим складскими комплексами, запасами сырья и готовой продукции, а также ритейлерам. Всем тем, где товара (сырья) достаточно много, но понятно, как его считать. Сложнее с инвентаризацией сырья и материалов, незавершенного производства на специфических производствах, таких как кондитерские фабрики, ликероводочные заводы и т. д. Например, остатки незавершенного производства в кондитерских цехах рассчитываются на основании производственных рецептур. Для определения количества сырья в изделиях инвентаризаторы будут пользоваться установленным на предприятии нормативом расхода сырья на одну тонну изделий и пересчитывать его применительно к фактическому наличию продукции. При этом учитываются естественные потери, возникающие в процессе производства. Естественно, в таких случаях процесс инвентаризации будет длительным и потребует помощи технологов предприятия, задача которых объяснить инвентаризаторам все нюансы производственного процесса и предоставить соответствующие формулы расчетов.
Конечно, время собственных специалистов, отправленных на склады считать товар, тоже стоит денег, и для сравнения предполагаемых расходов лучше сразу запросить в специализированной компании подробный расчет стоимости независимой инвентаризации.
Как работают внешние проверяющие
Любая независимая инвентаризация начинается с составления плана проведения проверки. Для пересчета основных средств и товарных запасов применяется технология, основанная на штриховом кодировании. Информация об учитываемом объекте отражается на специальной этикетке со штриховым кодом, которая сканируется с помощью терминала со встроенным сканером. Если в компании не внедрена система штрихкодов, инвентаризаторы напечатают их самостоятельно. В тех случаях, когда посчитать точное количество товара невозможно, продукция взвешивается и упаковывается, товарам присваивается определенная номенклатура.
После проведения инвентаризации терминал сбора данных автоматически синхронизируется с учетной системой компании. Правда, это возможно, когда у учетной системы есть отдельный модуль для проведения инвентаризации. Если нет, подрядчики самостоятельно дорабатывают существующую бухгалтерскую программу или выдают готовый модуль. Как правило, эта услуга входит в стоимость работ по инвентаризации.
Одновременно с выгрузкой данных распечатываются инвентаризационные листы, которые скрепляются подписями оператора-маркировщика и представителей компании заказчика.
На что стоит обратить внимание
Нужно признать, что привлечение сторонних проверяющих связано с определенными рисками. Во-первых, угроза утечки конфиденциальных данных о состоянии складов, запасов, технологических особенностей и т. д. Подстраховаться можно, если включить в договор на оказание подобных услуг пункт о конфиденциальности всех полученных инвентаризаторами сведений. Кстати, в большинстве подобных контрактов такое условие содержится по умолчанию. И в соответствии с ним обязательства по неразглашению информации распространяются не только на срок действия договора, но и после его исполнения. Кроме того, для проведения проверки инвентаризаторам не требуется допуск ко всем бухгалтерским базам компании, за исключением модуля «инвентаризация», что также гарантирует сохранность коммерческой тайны.
Второй вопрос – гарантия сохранности материальных ценностей во время проведения инвентаризации. Решить проблему можно, включив в договор условие, по которому контролировать процесс инвентаризации будет отдельный представитель компании. Помимо этого потребовать от подрядчика, чтобы его сотрудники при входе на объект не имели при себе никаких личных вещей. И поручить службе безопасности проверить всех лиц, участвующих в работе по описи имущества, на входе и на выходе.
И в-третьих, есть риск, что собранные инвентаризаторами данные будут недостоверны. По самым разным причинам – работа некомпетентных специалистов, непонимание всей специфики компании и т. д. Для решения этой проблемы оправданно зафиксировать в договоре приемлемую точность подсчета. Например, отклонение фактически существующего имущества от данных, зафиксированных по итогам инвентаризации, не может превышать 0,5 процента. А дальше при приемке работ провести выборочный аудит. Например, потребовать пересчета тех позиций, где обнаружено больше всего расхождений с данными бухгалтерского учета, но уже в присутствии представителей компании. В случае, если выборочный аудит обнаружит многочисленные ошибки, можно настоять на повторной инвентаризации либо отказаться от оплаты оказанных услуг. Для этого еще на этапе заключения сделки нужно включить соответствующее условие в договор.
Автор: Александр Рошка, управляющий партнер компании «Центр Инвентаризации»

Журнал "ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР", № 1 (101) январь 2011 года